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湖北省高等教育学籍学历信息修改工作细则与流程(试行)
2010-10-25 00:00 ?

湖北省高等教育学籍学历信息修改工作细则与流程(试行)

2010年5月17日更新

一、学籍信息修改的权限与流程

目前平台设置的学籍信息修改权限在省厅的项目有:姓名、身份证号、出生日期、性别、民族、学习形式、学制、专业名称和代码。专业名称和代码的变更按照转专业要求进行。层次变更的审核权限在教育部。学号、政治面貌、分院、系(所、函授站)、班号、入学日期修改权限在高校。

属录取过程或录取前发生的错误,《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》(教学〔2007〕3号)第五条规定“高等学校核对录取信息有误或网上没有录取信息的学生,应当及时与学生生源地省级招办复核。省级招办对高等学校要求复核的录取信息应当认真负责地办理,对确属工作原因漏报及需要更正的信息须及时补报教育部,并将复核结果及时反馈学校”,《关于加强普通高等教育学生学籍电子注册工作的通知》(教学司〔2009〕24号)规定“在高考报名信息采集时发生错误的,由学生向生源地省级招生部门申请,经学校确认变更后上报”,由生源地省级招办报教育部补充或修改录取数据,高校根据生源地省招办同意变更的证明材料、考生录取纸质档案及电子档案的材料和照片进行严格审核,并报省厅审核修改学籍信息。我厅依据高校报告、相关证明材料和由生源地省招办报教育部更正后的平台录取数据进行审核;我厅审核通过后,高校在平台提交相关学籍变更,我厅在线确认通过。属于教育部审核权限的变更,我厅审核后汇总报送教育部审批确认。

学生在校期间变更有关注册信息的,《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》第十二条规定“学生在校期间变更有关注册信息,属于姓名、身份证号等关键信息变更的,须由学生提供合法性证明材料,学校比照考生录取档案严格审核修改,报省级教育行政部门备案”。我厅依据高校报告、相关证明材料进行备案核查;我厅核查通过后,高校在平台提交相关学籍变更,我厅在线确认通过。属于教育部审核权限的变更,我厅审核后汇总报送教育部审批确认。

二、报送材料要求

涉及上述项目的变更,高校均需专题向我厅报告并提供相关证明材料,报告参考模板及证明材料示例附后。

凡将学籍信息更改成与原始录取库信息一致的,只需将更改情况按照附件规定的格式列表,无需提供附加材料。高校需在报告中说明造成学籍信息与录取信息不一致的原因,属于高校工作失误的,还应当在报告中明确对工作失误的责任追究处理情况。

修改学籍信息原则上由高校以正式文件方式行文报告我厅,不受理以部门名义报送的信息更改报告。报告需明确高校的核查结论:更正的原因、与录取时是否同属一人、用变更前后的身份证号查询全国录取库有没有发现重姓名重身份证号的多条录取记录、用变更前后的身份证号查询全国学籍库有没有发现重身份证号的多条学籍记录、有没有其它关键信息的修改情况(例如更改姓名的同时是否还变更了身份证号、民族等)、有没有发现冒名顶替情况、变更情况是否属实、高校是否同意变更等。高校报告还应当包括详细的信息修改名单,名单内容应包括:考生号、姓名、身份证号、层次、变更项目、变更前内容、变更后内容等。报告电子版也应通过平台公文收发模块报送一份到省厅“42XL10”用户。

高校报告应附相关证明材料。证明材料包括但不限于:学生写给高校的变更申请、生源地省招办同意变更的证明材料(录取过程或录取前发生的错误的情况下需要)、学生的高考录取信息确认表、录取名册、地市级民族事务主管部门和地市级公安机关户政部门的关于民族成分变更的证明、学生的户口簿、身份证。通过公安机关变更户籍姓名、性别、身份证号、出生日期中一项或多项的,户口簿的“登记事项变更和更正记载”页应当有信息更改记录并盖户口专用章和承办人签章,“常住人口登记卡”应当有原身份证号码或者原姓名注销页,有登记了曾用名的现用名页,通过公安机关变更了户籍身份证号的,还应当提供县级公安部门出具的《公民身份号码变更证明》。

报告所附的名单列表也应当加盖与正文相同的印章,多页名单应当加盖骑缝章。证明材料一般应为原件,原件留存我厅,高校留存复印件备查。无法留存原件的证明材料其复印件加盖高校学籍管理部门或档案部门印章留存我厅。录取册、高考报名信息确认表、户口簿、身份证原件我厅审核后当场退还高校,户口簿、身份证原件由高校退还给学生,身份证正反两面都要复印并复印在同一页。少数特殊情况高校无法将原件报送我厅审核的,高校应先审核学生提供身份证户口簿原件,将复印件报送我厅,且必须注明“已核原件”,由高校学籍管理人员签名并加盖学籍管理部门公章。高校应对所有的证明材料(报教育厅与不报教育厅的)严格审核,确保证明材料的真实性,必要时向证明材料的出具部门如生源地省招办、公安局、民宗委等核实。所有材料高校都应当留存建档,以备查阅。

三、审核原则及具体材料要求

各高校应当按照平台规定的数据规范填写各项学籍数据。数据规范参考平台各注册模块的标准表结构说明和平台资料库的各类标准代码表。

1、民族。严格遵从原始录取信息,学籍库的民族原则上不变更。《国家民委办公厅教育部办公厅公安部办公厅关于严格执行变更民族成分有关规定的通知》(民办(政法)发〔2009〕121号)规定变更户籍民族成份需经地市级以上民族事务主管部门审核同意并经地市级公安机关户政部门审批。学生在校期间变更了户籍民族信息的,学生需提供地市级民族事务主管部门和地市级公安机关户政部门的证明材料给高校,由高校按照在校期间变更学籍信息的要求正式行文报我厅审核;录取过程或录取前学生的户籍民族发生变更的,或者户籍民族从未变更但与录取信息不一致的,按照前述录取过程或录取前信息变更的流程和原则进行变更。

2、学制。学制变更与专业变更联动。因为专业调整导致的学制变更,高校需提供相关专业的学制设置批文。提前毕业和推迟毕业不变更学制,从入学日期和毕业日期上体现。学制应当与录取时确定的学制相同,按照2、2.5、3、3.5、4、5、6、7填写。2.5、3.5分别表示两年半和三年半。五年一贯制的入学日期按照进入中职阶段的时间填写,三二分段制的入学日期按照进入高等教育阶段的时间填写,五年一贯制和三二分段制的学制都按照高等教育阶段的学制填写,一般填2。例如某生甲2005年进入五年一贯制的中职阶段学习,2008年进入高职阶段并注册了五年一贯制高职学籍,2010年五年一贯制毕业,则入学日期应当填写20050901,毕业日期填写20100630,学制填2;某生乙2005年进入三二分段制的中职阶段学习,2008年进入高职阶段并注册了三二分段制高职学籍,2010年高职毕业,则入学日期应当填写20080901,毕业日期填20100630,学制填2。五年一贯制或三二分段制的学籍注册数据与上述要求不一致的,高校可直接在平台提交相关信息变更,并通过平台公文收发模块将变更情况说明和名单列表报送给“42XL10”用户审核。教育部成教招生文件规定脱产最短学习时间为:高起本四年,高起专和专升本两年,业余和函授最短学习时间为:高起本五年,高起专和专升本两年半。我厅原则上不接收审核成教和网络教育提前毕业的数据,若涉及提前毕业,高校需专题报告我厅,待批复后方可上报数据。无论是普通还是成教,提前毕业的只适用于少数优秀毕业生。各高校应设置提前毕业的规章制度和条件限制,确保提前毕业学生的培养质量。

3、身份证号、出生日期、姓名、性别。身份证号与出生日期联动,且应保持一致。性别与身份证号联动。将出生日期变更为与学籍库身份证号码一致,或者将出生日期和身份证号都变更为与录取库一致的,由高校核实后报我厅审核修改,无需提供证明材料。这四项中任意一项若属录取过程或录取前发生的错误,按照前述录取过程或录取前信息变更的流程和原则进行变更。

凡变更学籍姓名、性别、身份证号、出生日期中的任意一项或多项,高校都应当在报送我厅审核前,用变更前后的身份证号在平台查询全国录取库和学籍库(平台录取库-查询-全口径查询、平台在校生-学籍查询-全口径查询),对具有多条同姓名同身份证号录取信息或者多条同身份证号学籍信息的,务必比照原始录取档案仔细核查,并在报告中明确查询的结果和是否发现冒名顶替情况的核查结论。

在校期间,学生通过公安机关变更了身份证号码,与录取库进行比对有变更,但姓名未变的由学生提供合法性证明材料,合法性材料包括但不限于:学生写给高校的变更学籍身份证号码的申请、学生的户口簿、身份证、县级公安部门出具的《公民身份号码变更证明》,户口簿上应当有现身份证登记页和原身份证号码注销页。高校首先要用录取库的身份证号全口径查询全国录取库,看是否有重姓名重身份证号的多条录取记录,如果有的话要按照重名重号清查的要求认真核实是否有冒名顶替的情况并据实依法依规妥善处理;然后用更正后的身份证号在平台在校生全口径学籍查询模块查询全国学籍库,看是否存在重身份证号的在校生记录,如果有重姓名重身份证号的在校生数据,高校要按照重名重号清查的要求认真核实是否有冒名顶替的情况并据实依法依规妥善处理;只有在用变更后的身份证号查询全国学籍库查无学籍数据的情况下,才有可能变更学籍身份证号。

在校期间,学生通过公安机关变更了姓名,与录取库比对有变更,但身份证号未变的由学生提供合法性证明材料,合法性材料包括但不限于:学生写给高校的变更姓名的申请、学生的户口簿、身份证、公安部门出具的变更姓名的证明,户口簿应包含有曾用名的注销页和注明了曾用名的现用名页。连名带姓同时变更的,还应当有学生父母双方同意变更并亲笔签名的情况说明。高校首先要用录取库的身份证号全口径查询全国录取库,看是否有重姓名重身份证号的多条录取记录,如果有的话要按照重名重号清查的要求认真核实是否有冒名顶替的情况并据实依法依规妥善处理;然后用身份证号在平台在校生全口径学籍查询模块查询全国学籍库,看是否存在重身份证号的在校生记录,如果有重姓名重身份证号的在校生数据,高校要按照重名重号清查的要求认真核实是否有冒名顶替的情况并据实依法依规妥善处理;只有在用身份证号查询全国学籍库只有一条学籍记录的情况下,才有可能变更学籍姓名。

姓名与身份证号两项与录取库比对,均有变更的无论是在校生库还是学历库中的数据,原则上不允许姓名与身份证号都修改,不允许将姓名与身份证号码分两次分别修改,不允许先修改在校生库的姓名或身份证号再待学历上网后修改另一项。

性别与身份证号联动。在校期间,学生通过公安机关变更了性别的,由学生提供合法性证明材料,合法性材料包括但不限于:学生写给高校的变更申请、学生的户口簿、身份证、公安部门出具的变更证明。15位身份证号末位、18位身份证号倒数第二位为偶数是女,奇数是男。

原则上网络教育学生的入学时年龄不小于19周岁。

平台录取库身份证号是军人证件号码或是其它非内地居民身份证号码的,学籍库身份证号字段应当按照录取库的身份证号字段内容填写。

通过公安机关变更户籍姓名、性别、身份证号、出生日期中一项或多项的,户口簿的“登记事项变更和更正记载”页应当有信息更改记录并有户口专用章和承办人签章,“常住人口登记卡”应当有原身份证号码或者原姓名注销页,有登记了曾用名的现用名页,通过公安机关变更了户籍身份证号的,还应当提供县级公安部门出具的《公民身份号码变更证明》。

4、层次。平台不提供层次修改变更的功能,平台上省级用户也没有相应的权限。更改“层次”(含博士转硕士、“本降专”、 参军立功专科升本科),高校应向我厅报送专题报告请示并在报告中明确高校的意见,我厅审核后向教育部专题请示,待教育部批准后,高校方可将学生按照批准后的层次进行培养。如果高校是在学生临近毕业才向我厅递交相关报告,因为审核程序的时间问题,相关的学历证书电子注册信息上网时间要晚于正常时间。从2011届开始,我厅不再接收审核高校在学生毕业年级才报送的“本降专”、 参军立功专科升本科的报告材料。

“本降专”原则上不允许。本科专科培养要求不同,按照本科培养的学生,达不到本科毕业条件不能降为专科发专科证书。少数学生因为个人原因等特殊情况,应当由个人在入学时向高校提出申请,高校向我厅报送专题报告请示并在报告中明确高校的意见,我厅审核后向教育部专题请示,待教育部批准后,高校方可将学生按照批准后的层次进行培养。

参军立功专科转本科的,应由学生本人向高校提出申请,高校对立功受奖情况进行核实,高校向我厅报送专题报告请示,报告中需明确高校的核查结论和是否同意转本的意见,附相关调查和证明材料,我厅审核后报教育部审核,待教育部批准后,高校方可将学生按照批准后的层次进行培养。

5、学习形式。原则上不变更,普通本专科仅有“普通全日制”,研究生可选“普通全日制、在职、脱产、业余”,成教可选“脱产、业余、函授、夜大学”,网络教育仅有“网络教育”。我厅原则上不接收审核成教“业余”或“函授”变更为“脱产”的数据。

6、专业名称和专业代码。应该采用经教育部和省厅审核备案的标准专业名称和代码,平台不提供专业名称和代码的直接修改功能,应按照在线转专业或批量转专业的方式来实现修改。转专业审核原则如下:

6.1、成教、网络高等教育、研究生教育学生转专业由高校或培养单位自行决定。

6.2、普通高等教育本专科学生转专业原则上由高校决定,但同一高校的不同专业若在不同批次招生,不得跨批次转专业;提前批录取的学生不得转到非提前批专业,反之亦然;在招生时享受了加分等政策照顾的学生,只能在享受相同的政策优惠条件的专业和批次间转专业;其它在招生时明确规定不允许转专业的情况如普通高等教育专升本学生,不得转专业。

6.3、特殊情况需转专业的,高校应当先专题报告我厅,待我厅明确批复后方可转专业。

6.4、转专业审核从2010级新生开始。

6.5、各高校要建立或完善本校的转专业规定,并设置转专业的条件限制。

7、入学日期。入学日期应当与考生号保持逻辑上一致。考生号前两位代表录取年份,成教的入学年份应为录取年份的后一年,例如考生号为“0642123456789100”,则入学日期应填“20070301”。入学日期中年份部分按照四位阿拉伯数字填写,不得简写成两位。日期部分,春季入学的填写“0301”,秋季入学的填写“0901”。普通本专科和研究生的入学日期统一按照“考生号的入学年+0901”方式填写,例如考生号为“06421234567800”,则入学日期应当填写“20060901”。成教、普通专升本的学籍注册数据的入学日期在应在专科毕业日期之后。

8、学号、政治面貌、分院、系(所、函授站)、班号。由高校根据本校实际管理情况和学生的实际情况填写。政治面貌只能按照平台资料库的标准代码表填写。

附件1:高校报告参考模板

××大学(学院)文件

文号:×××号 签发人:×××

关于更改××等××名在校生学籍信息的报告

省教育厅:

经我校学籍清查及学生本人申请,共有××等××人需变更学籍学历管理平台的学籍信息,其中博士研究生××人,硕士研究生××人,本科××人,专科××人,详细名单和待更正信息见下表。

序号

ksh

xm

录取库出生日期

层次

拟更正项目

更正前内容

更正后内容

原因

我校依据学生的个人申请、户籍资料、录取纸质档案、电子档案及照片、生源地省招办提供的证明等材料,对变更情况进行了认真核查,未发现重姓名重身份证号的多条录取记录、未发现重身份证号的多条学籍记录、无其它关键信息的修改情况(例如更改姓名的同时是否还变更了身份证号),我校认为:上述待变更情况属实,发生信息变更的学生与我校当初录取的是同一人,未发现冒名顶替情况,我校同意变更。相关资料我校已留存原件或复印件。

专此报告,请予审核。

附件:(相关证明材料)

1、×××证明

2、×××录取册

××大学(学院)

(院校公章)

××××年×月×日

主题词:

××大学(学院)办公室

××年×月×日

[共印×份]

附件2:省招办出具的同意更改“3+2”录取姓名的证明

附件3:《公民身份证号更正证明》示例

附件4:生源地省招办出具的同意更改录取身份证号的证明

详见附件下载

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